Manejo de base de datos clientes

 

 

 1.     Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S

 2.     Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

ENVIACOL COLOMBIA S.A.S con domicilio en la Transversal 76A No. 47 – 32. Normandía. En la ciudad de Bogotá D.C.Correo electrónico protecciondedatos@enviacol.com Teléfono +57 (1) 7030737 .

 3. Definiciones

 Ø  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

 Ø  Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 Ø  Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

 \Ø  Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales ENVIACOL COLOMBIA S.A.S. tiene una relación comercial. Comprende las tiendas, supermercados, mini mercados, entre otros.

 Ø  Consumidores: Persona natural que consume los bienes producidos por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S.

 Ø  Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.

 Ø  Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

 Ø  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

 Ø  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

 Ø  Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

 Ø  Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

 Ø  Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

 Ø  Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Ø  Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 Ø  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.4

 4.  Tratamiento y Finalidades al cual serán sometidos los Datos Personales tratados por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S

 ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

 4.1.         Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

 Ø  Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizados por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S

 Ø  Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;

 Ø  Controlar el acceso a las oficinas de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;

 Ø  Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

 Ø  Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

 Ø  Transferir la información recolectada a distintas áreas de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones.

 Ø  Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

 Ø  Registrar sus datos personales en los sistemas de información de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S y en sus bases de datos comerciales y operativas;

 Ø  Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S

 4.2.         Respecto a los datos personales de nuestros Clientes

 Ø  Para cumplir las obligaciones contraídas por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos;

 Ø  Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S;

 Ø  Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece ENVIACOL COLOMBIA S.A.S y sus compañías vinculadas;

 Ø  Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;

 Ø  Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;

Ø  Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;

 Ø  Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S;

 Ø  Permitir que compañías vinculadas a ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;

 Ø  Controlar el acceso a las oficinas de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;

 Ø  Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

 4.3.         Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

 Ø  Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;

 Ø  Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;

 Ø  Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;

 Ø  Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;

Ø  Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;

 Ø  Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización

 Ø  Planificar actividades empresariales;

 4.4.  Respecto a los Datos de Proveedores:

 Ø  Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S;

 Ø  Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;

 Ø  Para hacer el registro en los sistemas de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S;

 Ø  Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;

 5.  Derechos de los Titulares de los Datos Personales

 Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

 5.1   Conocer los Datos Personales sobre los cuales ENVIACOL COLOMBIA S.A.S está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 5.2  Solicitar prueba de la autorización otorgada a ENVIACOL COLOMBIA S.A.S para el Tratamiento de sus Datos Personales.

 5.3  Ser informado por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

5.4  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

 5.5  Solicitar a ENVIACOL COLOMBIA S.A.S la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

 5.6  Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

  Por el Titular;

   Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;

   Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;

 6.  Deberes de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

 ENVIACOL COLOMBIA S.A.S tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, ENVIACOL COLOMBIA S.A.S hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

 ENVIACOL COLOMBIA S.A.S atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.


 7.  Área Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política

 El área de Atención al Cliente de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S en apoyo de la gerencia tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, están obligados a reportar estas Bases de Datos a atención al cliente y/o a la gerencia y a dar traslado a éstas de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

 El área de Atención al Cliente ha sido designada por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Transversal 76A No. 47 32. Normandía. En la ciudad de Bogotá D.C. y puede ser contactada a través del correo protecciondedatos@enviacol.com Teléfono +57 (1) 7030737 Bogotá D.C., Colombia.

 8.  Autorización

 ENVIACOL COLOMBIA S.A.S solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

 Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, tales como:

 Ø  Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S.

 Ø  De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.

 Ø  Afiliación en página web: ENVIACOL COLOMBIA S.A.S., cuenta con el dominio web http://www.casillerointernacionalcolombia.com/ allí ofrece sus servicios y desarrolla su modelo de negocio; siendo esta es la principal fuente de suscripción de contrato de transporte con sus clientes y la fuente de información principal para la base de datos de clientes. Al abrir el casillero internacional el usuario proporciona sus datos personales, con el objetivo de que ENVIACOL COLOMBIA S.A.S., pueda prestar adecuadamente los servicios ofrecidos;

9.  Disposiciones Especiales para el Tratamiento de Datos Personales.

 9.1     Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

 El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

 En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, ENVIACOL COLOMBIA S.A.S informará al Titular:

   que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

   cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

 Adicionalmente, ENVIACOL COLOMBIA S.A.S tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, ENVIACOL COLOMBIA S.A.S ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales. .

 10.    Procedimiento  para   Atención   y   Respuesta  a   Peticiones,   Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de Datos Personales

 Los Titulares de Datos Personales tratados por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

 Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

  Comunicación dirigida a ENVIACOL COLOMBIA S.A.S. área de Atención al Cliente, Transversal 76A No. 47 – 32. Normandía. En la ciudad de Bogotá D.C. Colombia.

   Solicitud presentada al correo electrónico: Protecciondedatos@enviacol.com

   Solicitud presentada a través del teléfono +57 (1) 7030737 Bogotá D.C., Colombia.

 Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

 11.1  Procedimiento para la realización de peticiones y consultas

 (i)              El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

 (ii)            El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 (iii)            La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.

 (iv)            Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, ENVIACOL COLOMBIA S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

 (v)           Las peticiones y/o consultas serán atendida por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 11.2  Procedimiento para la realización de quejas y reclamos

 De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

 (i)              El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 (ii)               La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por ENVIACOL COLOMBIA S.A.S indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

   El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

   Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.

   La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

 (iii)             Si la solicitud se presenta incompleta, ENVIACOL COLOMBIA S.A.S deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

(iv)            El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 12.  Información Obtenida en forma pasiva

 Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

 13.  Seguridad de los Datos Personales

 ENVIACOL COLOMBIA S.A.S, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

ENVIACOL COLOMBIA S.A.S exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

 14.  Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales

ENVIACOL COLOMBIA S.A.S podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.

Igualmente ENVIACOL COLOMBIA S.A.S podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a ENVIACOL COLOMBIA S.A.S cuando:

  Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades propias de ENVIACOL COLOMBIA S.A.S;

 15.  Legislación Aplicable

La presente Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

 16.  Vigencia

 Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 15 de enero de 2018.